Empresas que se planejam para o desastre, sobrevivem ao desastre

Um olhar sobre o planejamento para recuperação de desastres

Por Monica Zein, Director of Operations e Robert Union, General Manager of RecoveryPlanner.com

Como sua empresa irá dar continuidade aos negócios se enfrentar eventos como aqueles que o mundo testemunhou em 11 de setembro de 2001?

O primeiro passo para a sobrevivência é ter um plano. A reação geral a um desastre é de confusão, enquanto cada membro do time de gerenciamento executivo espera que os outros saibam que passos tomar. Esse processo de decisão ocorre durante a desordem e confusão do desastre e nem os melhores times podem fazer uma decisão acertada. Para evitar essa reação instintiva, a empresa deve se prevenir e comunicar o plano antes que o desastre ocorra. Um estudo feito pela University of Michigan constatou que “83% das empresas que enfrentam um grande desastre fecham as portas em menos de 2 anos.”

Os eventos de 11 de setembro foram catastróficos, mas as empresas correm o risco de enfrentar outros desastres naturais e humanos, como condições climáticas adversas, interrupção da energia elétrica, falta de água e a liberação acidental de substâncias químicas nocivas.

Além dos riscos financeiros oriundos da possibilidade de perder negócios e a confiança dos clientes, as empresas também devem considerar seus deveres corporativos com seus acionistas, sua responsabilidade em proteger os seus ativos e outras regulamentações que a corporação pode ter que cumprir, como aquelas ordenadas pelo FFIEC ou pelo NCUA. Diretores, empregados e gerentes também podem ser responsabilizados pessoalmente por não proteger os ativos da empresa.

Recuperação de Negócios – Um processo, não um projeto

 É importante entender que o Planejamento para Recuperação de Desastres (BCP) é um processo e não um projeto. Criar um plano para a recuperação dos negócios é apenas uma parte do desenvolvimento de programa de Recuperação de Negócios. Outras partes importantes são as avaliações de custos, selecionar  localidade(s) e fornecedores alternativos, testar os planos, fazer com que os empregados tomem conhecimento do plano e manter e testar o plano regularmente. Se o plano não é atualizado nem praticado, ele não é viável.

Desenvolvendo um Programa de Recuperação de Negócios

Em primeiro lugar, o gerenciamento corporativo deve decidir que nível de risco ele está disposto a aceitar para recuperar as funções de negócios da empresa. Algumas empresas precisam de recuperação instantânea de seus sistemas para ficar operante por 24 horas por dia, sete dias por semana, podendo, para tal, optar por manter stand-by ou hot systems disponíveis em uma localização alternativa para refletir todas  as transações da empresa. Outros podem decidir que um tempo ocioso de um ou dois dias é aceitável para gerenciar os negócios. Cada empresa deve selecionar seu critério para estabelecer as metas de tempo para recuperação dos negócios baseada na sua perspectiva de “por quanto tempo é aceitável que a operações de negócios da empresa sejam interrompidas.”

Uma vez que se alcança o suporte pela gerência, a empresa pode designar esse processo para uma pessoa dentro da empresa ou ela pode contratar uma empresa de consultoria. Um erro cometido com freqüência pelas empresas é confrontar gerentes com assuntos políticos da empresa, como definir o quão crítico é um departamento durante um desastre. Muitos gerentes não querem admitir que eles podem se manter com poucas pessoas, mesmo que por um curto período de tempo.

O próximo passo é criar o Plano de Recuperação de Negócios. Existem muitos tipos de planos, mas um dos mais abrangentes para a continuação dos negócios é o Plano de Recuperação de Negócios (também conhecido como “Plano de Continuidade de Negócios”). O Plano de Recuperação de Negócios é formulado visando os requerimentos e ações necessárias durante o desastre, combinado um Plano de Recuperação de Desastres para a área de TI ( tecnologia da informação), um Plano de Recuperação das Funções dos Negócios, e outras informações adicionais pertinentes em um só plano.  O Plano de Recuperação de Desastres para a área de TI se dirige ao restabelecimento dos sistemas da firma, como o back-up de computadores, recuperação das comunicações e a restauração dos sistemas nas instalações atingidas pelo desastre.  Já o Plano de Recuperação das Funções dos Negócios detalha como os empregados da empresa irão continuar com os negócios definindo e planejando-se para manutenção de recursos críticos dentro das metas temporais de recuperação estabelecidas pela gerência.

A seleção de uma localização alternativa para operações é crítica para esse processo. Diversas empresas oferecem esse tipo de instalações e podem ser contratadas para uso durante um desastre. Segundo a Continuity Planning & Management Online,  “Localizações alternativas abrigam os recursos de equipamento necessários e equipes especializadas para que as operações da empresa não se interrompam quando o local de trabalho principal está inacessível ou inoperante.” Assim, se sua empresa for afetada por um desastre, ela pode transferir seu pessoal para uma localização alternativa e retomar as operações de negócios, como atender os telefones e acessar os arquivos de computador.

A causa principal de falha para muitos planos á falta de manutenção apropriada. Um plano impreciso pode ser direcionado de forma errada, fazendo com que a gerência tome decisões incorretas e atrase assim a recuperação. Assim, o Planejamento para Recuperação de Desastres é um processo contínuo de criação, teste e manutenção de políticas e procedimentos que uma organização deve seguir na ocorrência de um desastre. Com isso em mente, fica claro que seus planos devem ser atualizados conforme a mudanças de sua empresa.

O Plano deve ser testado semestralmente ou com maior freqüência se ocorrerem mudanças operacionais significativas. Existem diversos tipos de testes que são efetivos, desde testes de mesa até o teste da recuperação dos sistemas de toda a empresa numa localidade alternativa. Testar irá afastar e formalizar muitos procedimentos que podem não ser aplicáveis num ambiente normal de operação.  Os procedimentos e experiências revisados devem então ser incorporados no Plano de Recuperação de Negócios.  Assim, as sessões de teste aumentam continuamente a habilidade da empresa de responder a desastres e provê uma base para manutenção e atualização contínua.

O lema “PLANEJE ADIANTE” nunca foi mais requisitado do que é hoje. Com situação a atual do mundo e uma crescente dependência da tecnologia,  um Plano para Recuperação dos Negócios e um local alternativo para recuperação de desastres não são mais uma opção, mas uma necessidade.