Planejando para Pandemia de Gripe

Imagine que mais de dez por cento dos seus empregados estão doentes demais para poderem comparecer ao trabalho em um determinado dia. Imagine que de forma cumulativa, 40% da sua força de trabalho possa estar ausente por aproximadamente três ou quatro semanas. Imagine que as outras empresas das quais você depende estão enfrentado taxas similares de abstenção.  Por mais difícil que seja de acreditar, tal cenário poderia acontecer – na verdade, algumas autoridades na área da saúde afirmam que é inevitável. A causa:

Nossa indústria foi inundada por perguntas e respostas sobre como se preparar para uma pandemia de gripe. Esse artigo compartilha as pesquisas de nossa empresa nesse assunto. Tenha em mente que enquanto você estiver lendo esse artigo para propósitos de planejamento em continuidade de negócios, que nós acreditamos que a pandemia de gripe deve ser planejada como seriam outros casos do cenário “Perda de Funcionários”.

Aqui estão alguns fatos que nós aprendemos até agora:

“Dependendo da força da gripe e baseado em pandemias anteriores, as autoridades em saúde pública projetam taxas de abstenção de 40 por cento por três ou quatro meses. As abstenções vão incluir funcionários doentes, aqueles que precisam cuidar de outros que estejam doentes, e aqueles que podem querer evitar o local de trabalho por medo de se expor ao vírus.” – US Chamer of Commerce (Câmara de Comérico dos EUA).

Durante um evento de pandemia de gripe, é importante se comunicar interativamente com oficiais do governo e agências.

Nós devemos estar preparados para o fato de que mesmo que as pessoas estejam se sentindo bem, suas regiões podem estar mantidas sob quarentena. A área em que a empresa está localizada também pode estar em quarentena fazendo com que os negócios se interrompam.

Assim, um plano de continuidade de negócios para um cenário de perda de funcionários deve se preocupar com os seguintes passos:

1.      Abstenções de longo prazo
2.      Treinar os funcionários para realizar funções vitais assegurando a resiliência.
3.      Planejar-se para a interrupção de serviços essenciais do governo como saneamento, água, eletricidade e transportes, ou interrupções de abastecimento de alimentos. Por exemplo, seus empregados podem precisar de planos de carona caso o transporte público seja interrompido.
4.      Determinar que funções exteriores são críticas para a manutenção de operações e desenvolver alternativas caso elas não possam funcionar normalmente. Por exemplo, que sistemas de transporte são necessários para fornecer materiais essenciais? O negócio opera com uma base “just in time” ou há algum estoque normalmente? Você tem fornecedores alternativos?
5.      Estabeleça ou expanda políticas e ferramentas que permitam que os empregados trabalhem de casa com segurança apropriada e acesso aos aplicativos pela rede.
6.      Estabeleça um plano de comunicação de emergência e revise-o periodicamente. O plano deve incluir contatos chave (com back-ups), uma rede de comunicações (incluindo fornecedores e consumidores), e o processo para comunicação de da situação de pandemia e ações para os empregados, fornecedores e clientes dentro e fora da estação de trabalho de forma consistente e na hora precisa.

Muitos desses passos podem já estar incluídos nos seus Planos de Continuidade de Negócios atuais. Os planos de BCP normalmente cobrem o cenário de pior caso, que as empresas podem definir como perda do prédio. Os planos para cenário de pior caso trabalham com não mais de 20% da força de trabalho da empresa, o que funciona bem com um cenário de perda de empregados.  Ao rever os BIAs, você pode determinar as funções críticas e os recursos necessários para essa equipe reduzida. Muitos dos planos para cenários de pior caso também levam em consideração as necessidades de transportes, como providenciar transporte de ônibus ou um sistema de caronas para que os funcionários sejam transportados para o local de trabalho alternativo.

Uma parte do plano que não está incluído no cenário “Perda de Funcionários”, mas que precisa ser considerada para a pandemia de gripe é o papel que as grandes empresas exerceriam na ocorrência de uma pandemia. O governo iria procura grandes empresas para fornecer vacina da gripe aos seus funcionários, ou ainda alimentos e suplementos médicos.

Sobre a autora:
Sally Cohn
EVP, Client Services

Sally é uma especialista em Gerenciamento de Projetos de Continuidade de Negócios. Ela possui uma experiência abrangente em todos os aspectos da Continuidade de Negócios. Por mais de quinze anos, ela ajudou no desenvolvimento da Disaster Recovery Software at Host Consulting Inc.; uma empresa que criava planos de contingência para computadores mainframe. Desde 1995, Sally Cohn tem sido uma Gerente em Consultoria especializada em estratégias de Continuidade de Negócios e Planejamento de Continuidade de Negócios.

Sally formulou, desenvolveu e testou planos de contingência para bancos, financeiras, empresas do setor de utilidades e outras empresas Fortune 500. Ela preparou e/ou facilitou análises de impacto nos negócios, estratégias de custo benefício, opções de recuperação de data center, estratégias de restauração de LAN, planos de Recuperação de Desastres, teste e manutenção de DRP, documentação completa de planos de continuidade com ou sem manutenção e treinamento de cliente. Sally também conduziu testes extensivos de continuidade de negócios em locais como a Comdisco, CAPS, IBM e Sungard. Ela tem sido envolvida em exercícios de emergência para toda a cidade, representando o lado de negócios do exercício.

Durante o emprego anterior, Sally desenvolveu documentações, procedimentos de resposta, análise de workflow de departamentos, e estrutura e design para HRIS (Sistema de Informação para Recursos Humanos). O ponto forte da Sally no planejamento de continuidade de negócios inclui a coordenação e o acompanhamento de entrevista, planos de ação para departamento, e apresentação final. Suas especialidade e experiências permitem que ela mantenha os projetos dentro do prazo e do orçamento.

Tendo escrito numerosos planos de continuidade de negócios, Sally tem um conhecimento aprofundado de plataformas hardware mainframe e aplicativos de software, sistemas cliente/servidor, e programação de computadores. Sally está agora envolvida no desenvolvimento contínuo da RecoveryPlanner, um pacote de software para recuperação de negócios baseado na web. Seu diploma em Sistemas da Informação pela Pace University e seu MBCP da DRI permitiram que a Sally se mantenha atualizada com as tecnologia de ponta e com o planejamento de continuidade negócios.