Ferramentas de planejamento apropriadas podem maximizar recursos e ROI

Por Tracy Hall, CBCP
Extraído da Loss Control Quarterly Newsletter de Dezembro de 2005

O custo associado ao tempo ocioso das empresas está aumentando em todas as indústrias. Na verdade, estatísticas mostram que as empresas que sofrem interrupções significantes sem ter algum planejamento, raramente sobrevivem em um curto-prazo. Além de ter um plano, é possível que ferramentas de planejamento de Continuidade de Negócios possam ajudar a minimizar o impacto da interrupção? De que modo uma ferramenta de planejamento, ou um software, pode maximizar o ROI?

ROI
O que é ROI? De acordo com o searchCIO.com, “Para um dado uso de recursos financeiros em uma empresa, o ROI (retorno de investimento) é a quantidade de lucro ou economia de custos que é feita.”  Ou seja, qual é o custo-benefício.

O ROI pode ser mensurado tanto em hard quanto em soft dollars. A empresa pode não apenas ter economizado dinheiro em longo prazo ao ter comprado o software para assistir no Planejamento de Continuidade de Negócios, as economias em soft dollars são as vezes ainda mais significantes e regularmente se traduzem em economia de hard dollars. Economizar tempo, aumentar o preparo, adotar estratégias de comunicação eficientes e encorajar a facilitação da documentação apropriada são exemplos de economias de soft dollars.

Ferramentas de planejamento de Continuidade de Negócios podem satisfazer necessidades imediatas (nós precisamos de um plano e precisamos dele agora!), assim como podem oferecer resultados de longo prazo. Esses resultados de longo prazo estão normalmente associados à economia de soft dollars mencionada acima e contribuem para o crescimento do ROI.

Gerenciando um Programa de Continuidade de Negócios
Antes de entender como uma ferramenta de planejamento pode gerar impacto em seu programa geral da empresa, é importante entender a grandeza da tarefa de gerenciar esse programa. Ser responsável pelo Plano de Continuidade de Negócios (BCP) ou pelo Plano de Recuperação de Desastres (DRP) é muito trabalhoso.  Criar um plano requer entrevistar pessoas chave de cada unidade, recolher documentação de suporte, e distribuir a informação aos funcionários considerados críticos em um desastre. O gerente de Continuidade de Negócios não é apenas responsável pelo plano, que provavelmente vai incluir uma Análise de Impacto nos Negócios (BIA) para os departamentos críticos, ele ou ela é normalmente responsável pelos relacionamentos com o local de trabalho alternativo assim como pela consciência do BCP e do teste. Essa pessoa normalmente é responsável pelo Gerenciamento de Desastre caso uma emergência ocorra. Desenvolver um Programa de Continuidade de Negócios e mantê-lo atualizado e exposto aos empregados é um grande trabalho. Normalmente, um Gerente de Continuidade de Negócios é  alguém que já possui um trabalho em tempo integral na empresa e a quem foi dado a responsabilidade sobre a Continuidade de Negócios e/ou Recuperação de Desastres.

Opções de Continuidade de Negócios
Existem algumas opções quando se decide como construir um plano.

Planos Rudimentares baseados no processamento de palavras
Embora você possa documentar e customizar os detalhes do plano do modo que você quiser, esses planos são normalmente insuficientes para muitas empresas. Manutenção e distribuição de atualizações se tornam um pesadelo quando você tem milhares de páginas e muitas cópias do plano distribuídas pela empresa. Garantir que seus empregados atualizem suas seções do plano é difícil e saber se cada membro do plano atualizou para a versão correta é quase impossível. A comunicação e o gerenciamento de desastres permanecem com esforços separados quando se utiliza um plano baseado no processamento de palavras.

Consultores
Embora você possa documentar e customizar os detalhes do plano do modo que você quiser, esses planos são normalmente insuficientes para muitas empresas. Manutenção e distribuição de atualizações se tornam um pesadelo quando você tem milhares de páginas e muitas cópias do plano distribuídas pela empresa. Garantir que seus empregados atualizem suas seções do plano é difícil e saber se cada membro do plano atualizou para a versão correta é quase impossível. A comunicação e o gerenciamento de desastres permanecem com esforços separados quando se utiliza um plano baseado no Word.

Soluções de Software
Existem inúmeras razões pelas quais Ferramentas de Planejamento de Continuidade de Negócios podem ser uma alternativa favorável. Elas oferecem um depósito centralizado de plano para toda a sua empresa. Toda a documentação de suporte coletada pode ser mantida no mesmo local e todas as pessoas com funções críticas tem acesso a mesma versão dos documentos ao mesmo tempo.

Ferramentas de planejamento permitem a distribuição e manutenção de planos para vários empregados dentro da empresa. Isso permite uma consciência elevada dos detalhes do plano em toda empresa, aumento o preparo para o desastre. Ao usar um software, não há mais necessidade de distribuir cópias impressas atualizadas do plano para os diferentes empregados. Um simples login é tudo que é preciso para acessar detalhes críticos do Plano.

Ferramentas de Planejamento também contribuem para o preparo de testes. Se a ferramenta permite a anexação de documentos, objetivos e resultados dos testes podem ser postados no software para todo o pessoal envolvido.

Muitos softwares permitem meios eficientes de comunicação que são velozes e podem ser rastreados por auditores.  Documentar milestones em um lugar onde todos os envolvidos possam ver pode ser de extrema ajuda ao lidar com seguradoras, assim como no desenvolvimento de uma lista de “lições aprendidas”. Em um desastre, a situação normalmente é caótica no início e estabelecer métodos de comunicação anteriormente pode se crítico para compartilhar informações essenciais em toda a empresa. Isso pode ajudar a diminuir o tempo necessário para a recuperação.

Ferramentas de Planejamento também podem aumentar a segurança de informações sensíveis da empresas armazenadas no plano. Sem um login, os usuários não podem acessar as informações que podem ser facilmente obtidas em que um plano em papel sem segurança.

Valores agregados:
Implementar um software baseado na Internet é uma vantagem adicional para sua empresa. Se seu plano reside de modo seguro na web, ele é acessível de qualquer lugar e a qualquer hora contanto que haja conexão com a Internet. Foram-se os dias de perder documentações importantes em um escritório atingido por um desastre. Se o seu plano está na Internet, ele pode ajudar a minimizar o tráfego na rede se os empregados estão tentando acessar informações críticas na rede que foi afetada e está sendo restaurada.

Uma situação ainda melhor é inscrever-se em uma solução de internet ASP – Provedor de Serviços de Aplicativos. Com um ASP, o aplicativo fica abrigado em outra localidade, o que elimina a preocupação de que o aplicativo seja afetado pelo desastre. É importante garantir que os empregados e os membros dos times tenham acesso à documentação necessária para sustentar os esforços de recuperação e isso pode não ser possível se o software foi afetado pelo desastre.

É importante procurar um produto que seja amigável ao usuário. Isso, é evidente, deve ser balanceado com a funcionalidade. Um produto que é fácil de usar requere menos treinamento e, assim, mais pessoas o usarão.

Outro elemento a considerar é que nossa sociedade está cada dia mais voltada para a tecnologia. As pessoas estão mais confortáveis com tecnologias e tarefas mecanizadas e irão receber muito bem uma ferramenta com tecnologia de ponta.

Então, como  software de planejamento pode maximizar seus recursos e seu ROI?
Recursos, como pessoas, conhecimento, tempo e documentação podem ser mais eficientes com uma ferramenta de planejamento. Ao distribuir responsabilidades do plano pela empresa, mais pessoas podem contribuir para o sucesso da estratégia de recuperação. Além disso, mais pessoas vão estar cientes que o plano existe e vão saber o que fazer no caso de uma interrupção. Isso vai evitar que se perca dinheiro durante o tempo ocioso devido a falta de preparo, atrasos na comunicação, acesso a documentos antigos, etc. A distribuição de responsabilidades do plano tira a tarefa de uma ou algumas pessoas e distribui a carga de trabalho a muitos, economizando tempo valioso e aumentando a consciência em relação ao plano. Isso pode eliminar a necessidade de criar uma posição para que uma pessoa seja responsável pelo plano sozinha.

Qual é o ponto principal? Economizar tempo e aumentar a eficiência de recursos valiosos, economiza inevitavelmente o dinheiro de sua empresa, traduzindo-se em uma alto retorno de investimento.

Sobre o autor

Tracy Hall, CBCP, é um Planejador de Continuidade de Negócios e Líder de Projetos da CAPS Business Recovery of Shelton, CT. Hall é uma Profissional Certificada em Continuidade de Negócios (CBCP) e também é certificada no software da RecoveryPlanner, uma plataforma interativa integrada de Planejamento de Continuidade e Recuperação de Desastres.  Ela se juntou a CAPSS em 1999. Ela é ativa em organizações como a New England Disaster Recovery Exchange (NEDRIX) e a Continuity Planning Exchange (CPE) e representa a CAPS em feiras e conferências nacionais. Hall também participou do teste e da recuperação de desastre de diversos clientes da CAPS em seus Business Recovery Sites.